L’un des facteurs clés de la réussite de la transformation numérique consiste à fournir les données requises à toutes les personnes impliquées dans un processus d’affaires et aussi à obtenir en retour des données pertinentes. L’information est conservée dans les systèmes majeurs de l’entreprise (ERP, CRM,…) mais aussi dans des bases de données spécialisées, dans des feuilles de calcul et dans des documents numériques. Une grande partie de cette information est dynamique et évolue avec les activités de l’entreprise et de ses partenaires. Elle doit donc être partagée de manière sécurisée entre de nombreuses personnes et de nombreux sites.
Examinons quelques cas où une circulation d’information efficace et efficiente est hautement souhaitable:
- Les Employés sur le terrain, par exemple chez le client ou sur un chantier de construction, ont besoin de la bonne information (concernant la localisation des équipements, les pièces, la santé et sécurité …) pour effectuer leurs tâches et doivent également pouvoir saisir les données qui seront nécessaires pour les étapes suivantes (telles que la commande de matériaux ou de pièces, la facturation, les actions correctives …). Idéalement, les informations doivent être mises à la disposition des personnes concernées juste à temps, sur des appareils mobiles. Autrement, la collaboration entre les gens impliqués dans un processus d’affaires peut être retardée en attendant des informations importantes.
- Les partenaires qui participent aux activités de votre entreprise doivent avoir accès aux données pertinentes pour le travail à faire et les mettre à jour si nécessaire, mais pas davantage. Les données à fournir peuvent provenir de nombreux systèmes internes et devraient idéalement être organisées et présentées spécifiquement pour les tâches qui les utiliseront. En outre, l’envoi d’une quantité de données plus importante que nécessaire à des partenaires extérieurs constitue un risque pour la sécurité. Il est préférable que chaque utilisateur n’accède qu’au sous-ensemble filtré le(la) concernant et que l’on puisse tracer quand les données ont été consultées ou mises à jour.
Cependant, certaines méthodes couramment utilisées pour le partage d’informations ne sont pas optimales:
- Lorsque plusieurs utilisateurs doivent mettre à jour des feuilles de calcul au sein d’un processus d’affaires, il existe un risque d’écrasement par inadvertance de certaines données. Par exemple, la séquence dans laquelle les mises à jour sont effectuées peut être critique et les entrées de données doivent être validées selon des règles spécifiques.
- Les informations sont parfois envoyées aux employés ou aux partenaires ou reçues de ceux-ci au moyen de documents numériques, tels que des pièces jointes ou des liens dans des courriers électroniques. Lorsqu’on veut analyser ces donnés par ordinateur, ceci nécessite des opérations manuelles (telles que copier-coller, scinder ou fusionner, re-saisie …) qui engendrent des erreurs et des pertes de temps.
